Umstellung auf ein zentrales Zertifikat

Welches Szenario wird hier beschrieben?

Vor dem Umstieg hat jeder Kunde seine eigenen Zertifikate und versendet mit diesen seine elektronischen Meldungen. Mit dem Umstieg auf das Xisi-Meldecenter gibt es nur noch 1 ELSTER- und 1 SV-Zertifikat, mit welchen Meldungen für alle Kunden versendet werden.

Was ändert sich mit der Umstellung auf das Meldecenter?

Nach der Umstellung auf das Xisi-Meldecenter werden alle Meldungen über die zentralen Zertifikate der Meldecenter-betreibenden Firma (i.d.R. der Betreiber der Entgeltabrechnungssoftware) verschickt und abgeholt. Die Kunden benötigen ihre eigenen Zertifikate zum Senden/Abholen nicht mehr.

Hierbei handelt es sich nicht um einen Systemwechsel, sondern lediglich um eine Änderung der Absender-Betriebsnummer (und der Meldekomponente) im Hintergrund. Ein speziell dafür vorgesehenes Szenario gibt es im SV-Meldewesen nicht. Bei der Umstellung ist daher wichtig, die Hinweise im folgenden Dokument zu beachten.

Wenn Sie für den Versand der Meldungen eine gesonderte Absendernummer nutzen, ist eine Trennung zwischen der “echten” Betriebsnummer der Firma, unter der die Mitarbeiter geführt werden, und der gesonderten Absendernummer, mit welcher alle Datensätze von Kunden und aus der Lohndienstleistung (wenn zutreffend) versendet werden zu beachten.

Was geschieht mit den bisherigen Zertifikaten?

ELSTER-Zertifikat

Das ELSTER-Zertifikat kann weiterverwendet werden, um darüber Meldungen abzuholen, während bereits über das neue ELSTER-Zertifikat versendet wird. Es kann einfach auslaufen und muss durch den Kunden auch nicht mehr verlängert werden, es sei denn, er benötigt es, um Meldungen über ELSTER-Online manuell zu versenden.

Das Trust Center Zertifikat der ITSG GmbH (Nachfolgend immer SV-Zertifikat)

Auch das SV-Zertifikat wird i.d.R. auslaufen gelassen. Beim Umstieg oder Wechsel ist die Änderung der Absendernummer entscheidend für den weiteren Meldeversand. Meldungen können weiterhin über die alte Absendernummer (bzw. das alte SV-Zertifikat) abgeholt werden, bis dieses abläuft.

Sobald Meldungen über das neue SV-Zertifikat gesendet werden, wird (bei fast allen Verfahren) eine neue Absendernummer bei den SV-Trägern hinterlegt, an die dann auch die Zustellung von Rückmeldungen erfolgt.

Empfehlungen zur Umstellung

1. Senden über das Meldecenter

Beim Senden über das Meldecenter ist grundsätzlich nichts zu beachten. Die Meldungen können an einem Tag noch über das (alte) Kunden-Zertifikat verschickt werden und am Folgetag über das (neue) Meldecenter-Zertifikat.

Die Dateifolgenummern (DFN) stellen kein Problem dar, da die Dateien, die mit dem neuen Zertifikat über das Meldecenter versendet werden, alle mit 1 beginnen und unabhängig von den DFN der Kunden sind.

Zusätzlich gilt, dass der Versand von Meldungen jederzeit mit der DFN 1 neu beginnen kann, auch wenn die DFN vorher einen anderen Stand hatte.

2. Paralleler Betrieb

Die Lohnsoftware sollte so konfiguriert werden, dass sie ab Tag X vollständig über das Meldecenter sendet und abholt. Parallel dazu sollte sie jedoch für einen Übergangszeitraum von einem bis zu mehreren Monaten weiterhin Rückmeldungen über den bisherigen Weg abholen (insbesondere für SV-Meldungen, z. B. rv-BEA Anforderung GML 57).

Dadurch wird sichergestellt, dass keine Meldungen für die bisherige Kunden-Absendernummern unbeachtet verbleiben.

3. Einführung bei Kunden

Hier ist unsere Empfehlung, wie die Umstellung auf das Xisi-Meldecenter erfolgen kann:

Start mit eVpT-Meldungen: Beginnen Sie damit, die eVpT-Meldungen über den neuen Weg zu versenden. Dafür nutzen Sie einfach ihr bisheriges eVpT-Zertifikat (dieses wird im eVpT-Meldecenter zur Nutzung konfiguriert).
Eigene Abrechnung: Führen Sie die Abrechnung zunächst für Ihr eigenes Unternehmen oder in Ihrer internen Outsourcing-Abteilung durch und stellen diese auf das Xisi-Meldecenter um. So können Sie bereits in diesem Schritt erkennen, was gut funktioniert und wo eventuell noch Anpassungen nötig sind.
Pilotkunden umstellen: Sobald der interne Prozess reibungslos läuft, stellen Sie ausgewählte Pilotkunden auf das Xisi-Meldecenter um.
Umstellung der restlichen Kunden: Nach erfolgreicher Pilotphase können Sie die verbleibenden Kunden entweder in einem Schwung oder schrittweise auf das Xisi-Meldecenter umstellen.

4. Einführung der Verfahren

Sie müssen nicht die Meldungen für alle Verfahren auf einmal über den neuen Weg senden. Sie können das auch nacheinander umstellen. Wichtig ist nur, dass Sie beachten, dass manche Verfahren von einer Institution bzgl. des Absenders gesammelt betrachtet werden. Diese Verfahren sind getrennt sendbar:

Instanz	Verfahren	Hinweis
Finanzamt	LStA
	LStB
	ELStAM
Unfallversicherung	Lohnnachweis Digital
Agentur für Arbeit	BA-BEA
	KEA
Krankenkasse & Rentenversicherung	DEÜV & rvBEA	DEÜV-Meldungen haben Auswirkungen auf die rvBEA-Anforderungen. Deshalb sind diese zusammen zu betrachten.
	DSBD
Krankenkasse	AAG
	EEL (Entgeltersatzleistungen)
	EEL (Vorerkrankungsanfrage)
	ZMV
	eAU
	A1
	Abruf Krankenkasse
	Unbedenklichkeitsbescheinigung (im Abo)

Rückmeldungen

Um das System der Rückmeldungen richtig beurteilen zu können, ist es wichtig, zu verstehen, wie die Zuordnung und somit Bereitstellung der Rückmeldungen der Institutionen passiert.

Welche Arten der Rückmeldung kann es geben?

Antworten von der Institution	Erläuterung	Vorgehen für die Umstellung
Keine	Bei diesem Verfahren kommen keine Rückmeldungen.	Keine Maßnahmen notwendig. Sie starten am Tag X einfach die Versand über den neuen Weg / das neue Zertifikat / das Xisi-Meldecenter.
Fachliche Antworten nach einer Meldung	Bei diesem Verfahren kommen fachliche Rückmeldungen nach einer Hinmeldung.	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen. Hier sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle erwarteten Rückmeldungen noch einlesen können. Entweder indem Sie einige Tage lang keine Meldungen versenden und nur noch abholen. Und erst auf den neuen Weg wechseln, wenn alle Rückantworten eingegangen sind. Alternativ senden Sie bereits über den neuen Weg und holen zusätzlich noch über den alten Weg ab.
Proaktive Meldungen möglich	Bei diesem Verfahren ist es möglich, dass Meldungen bereitgestellt werden, die keinen zeitlichen Bezug zu einer Hinmeldung aufweisen.	Hier muss ein Signal des Wechsels der Absendernummer an die Institution gegeben werden. Welches dies ist, steht weiter unten im jeweiligen Verfahren.

Finanzamt

mehr

ELStAM Änderungslisten


Antworten von der Institution	Proaktive Meldungen möglich
Vorgehen	Ummelden oder Ab- und Anmelden
Erläuterung	Das Finanzamt speichert pro Arbeitnehmer (Steuer-ID) und Arbeitgeber (Steuernummer) das Zertifikat, mit dem die letzte An-/Ummeldung getätigt wurde und stellt die Listen für dieses bereit. Möglichkeit 1: Ummelden. Beim Finanzamt muss für jeden Arbeitnehmer eine ELStAM-Ummeldung (auch bekannt als “Datenübermittlerwechsel”) erfolgen. Diese Ummeldungen werden durch die Lohnsoftware erzeugt und über das Meldecenter verschickt. Eine Abmeldung bei dem bisherigen System ist nicht erforderlich. Ab dem Zeitpunkt der Ummeldung werden alle daraufhin erzeugten ELStAM-Monatslisten an das neue Zertifikat übermittelt. Hinweis: Die Monatslisten werden immer zwischen dem 1. bis ca. zum 5. eines Monats erzeugt und durch das Finanzamt zur Verfügung gestellt. Sollte man in diesem Zeitraum die Ummeldung vornehmen, kann es vorkommen, dass die ELStAM-Monatsliste schon vom Finanzamt für das alte Zertifikat erzeugt und zur Verfügung gestellt wurde und noch mit dem alten Zertifikat abgeholt werden muss. Gleiches gilt für echte Anmeldungen und Abmeldungen, deren Antworten noch nicht vom System eingelesen wurden. I.d.R. sind ELStAM-Bestätigungslisten jedoch innerhalb von einer Stunde zurückgeliefert. Um wenigstens das Problem mit den Monatsmeldungen zu umgehen, würde sich eine Umstellung des Zertifikats in der zweiten Monatshälfte anbieten. Möglichkeit 2: Ab- und Anmelden: Ummeldungen sind nicht abrechnungszeitraum-bezogen, sondern kalenderdatums-bezogen. Das ist nicht nur angenehm. Bspw. kann ein System im Abrechnungsmonat 10 / 20xy am 6.11.20xy keine Ummeldung mehr versenden, die ab dem Monat 10 (Oktober) aktiv wird. Diese wird nämlich vom Finanzamt abgelehnt. Anders verhält es sich mit Ab- und Anmeldungen. Deshalb: Es ist möglich, eine Abmeldung zum 30.9. zu versenden und die Antwort abzuholen (mit dem alten Zertifikat) und dann eine Anmeldung zum 1.10. zu versenden (mit dem neuen Zertifikat, also über das Meldecenter). Wichtig ist dann natürlich, dass die Abmeldungen korrekt funktionieren und nicht wegen eines falschen Ref-Datums abgelehnt werden. Eventuell müssen mehrere Läufe durchgeführt werden.

LStA


Antworten von der Institution	Keine
Vorgehen	Keine Maßnahmen notwendig
Erläuterung	LStA hat keine (asynchronen) Rückmeldungen

LStB


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Rückmeldungen (LStB-Protokolle) sind innerhalb von zwei Tagen immer da. Einen Tag lang nichts machen, alles abholen. Dann über das neue Zertifikat senden. LStB-Protokolle werden immer dem Zertifikat des LStB-Versenders bereitgestellt.

Sozialversicherung (SV)

Fehlerrückmeldungen:
Gehen immer an den ursprünglichen Ersteller der Datei.

Fachliche Rückmeldungen:
Krankenkassen speichern pro Arbeitgeber bzw. pro Arbeitnehmer die zugehörige Absendernummer. Technisch gesehen findet an dieser Stelle kein “Zertifikatswechsel”, sondern ein Wechsel der Absendernummer statt.

Krankenkassen

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DEÜV - Meldeverfahren

SV-Meldungen (DSME)


Antworten von der Institution	Proaktive Meldungen möglich
Vorgehen	Wechseldatum festlegen, zu diesem dann Ab- und Anmelden
Erläuterung	Die Krankenkasse könnte GKV-Monatsmeldungen anfordern. Wenn sie jedoch für den betreffenden Mitarbeiter nur die alte Absendernummer kennt, da bisher keine DEÜV-Meldung für diesen Mitarbeiter eingegangen ist, wird die Anforderung an die alte Absendernummer zugestellt. Idee: a) 33 oder 36er Meldung zum Abmelden mit alter Absendernummer verschicken und 13er Anmeldung mit der neuen Absendernummer versenden. Oder b) 50er Jahresmeldung mit der neuen Absendernummer versenden. Achtung hiermit: Bei austretenden Mitarbeitern kann es sein, dass eine Abmeldung im April 2024 über die alte Absendernummer erfolgt. Im März 2025 wird von der Krankenkasse eine Anforderung zur Abgabe der GKV-Monatsmeldung an die alte Absendernummer übermittelt (weil sie die neue Absendernummer nicht kennt).

Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD)


Antworten von der Institution	Keine
Vorgehen	Keine Maßnahmen notwendig
Erläuterung	Nächste Meldung mit der neuen Absendernummer versenden.

Meldungen der Krankenkassen an die Arbeitgeber (über den Datensatz - DSKK)

(Anforderung einer GKV-Monatsmeldung,
Prüfergebnis BBG,
Anforderung eines DSAK,
Anforderung einer Jahresmeldung, …)


Antworten von der Institution	Proaktive Meldungen möglich
Vorgehen	Ab- und Anmelden. Oder lange parallel abholen. Weitere Erläuterungen siehe oben bei SV-Meldungen.
Erläuterung	Diese Meldungen kommen tlw. 1 - 2 Monate nach der auslösenden DEÜV-Meldung des Arbeitgebers. Die Anforderung einer Jahresmeldung kommt nach dem 16.2. des neuen Jahres für das alte Jahr. Daher sollte hier genau geprüft werden, inwiefern ausgetretene Mitarbeiter betroffen sein könnten, und ob noch parallel abgeholt wird oder mit der Ab- und Anmeldung erfolgreich neu geroutet wird. Der DSAK wird an den Absender des Beitragsnachweises oder der DEÜV-Meldung gesendet, je nachdem welche Meldung zuerst bei der Krankenkasse eingegangen ist. An dieser Stelle ist also zeitweises paralleles Abholen empfehlenswert.

Weitere Meldeverfahren der Krankenkassen (nicht DEÜV)

AAG-Rückmeldungen


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Absenden über die neue Absendernummer und parallel abholen für 1-2 Monate. Dann umstellen. Wenn danach noch etwas zurückkommt, dann in Perfidia abholen, dort anschauen und ausdrucken.

EEL (Entgeltersatzleistungen)


Antworten von der Institution	Proaktive Meldungen möglich
Vorgehen	Ummelden (ggf. parallel abholen)
Erläuterung	Es kommt ein DBEE (Ende der Entgeltersatzleistung) oder ein DBHE (Höhe der Entgeltersatzleistung) zu einer vorherigen EEL-Meldung. Damit diese an den richtigen Empfänger zugestellt werden, ist eine Ummeldung mit dem Meldegrund 99 unter der neuen Absendernummer empfehlenswert. Dies ist nur bei offenen Leistungsbezügen zulässig. Alternativ holen Sie lange genug Rückmeldungen parallel ab. Hinweis: Bei der Information zum Ende der Entgeltersatzleistung kann dies bis zu 18 Monate dauern.

EEL (Vorerkrankungsanfragen)


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Die Ummeldung mit dem Meldegrund 99 ist hier nicht möglich. Die Rückmeldung kann unter Umständen sehr viel später kommen. Deswegen können die Anfragen mit der neuen Absendernummer neu gestellt und abgeholt werden. Oder unter der alten Absendernummer parallel abholen.

ZMV


Antworten von der Institution	Anlasslose Meldungen möglich
Vorgehen	Ummelden
Erläuterung	Pseudoänderungsmeldung gleich bei Betriebsstart rausschicken. (Funktioniert analog zur 99er Meldung im EEL-Verfahren.)

eAU


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Anfragen können neu gestellt und/oder parallel abgeholt werden, denn die Rückmeldung kann verzögert kommen. Einen Monat nach dem Wechsel alle offenen eAUs nochmal abfragen, bis dahin weiterhin parallel abholen.

A1

(Empfänger eines A1-Antrags können Krankenkassen, RV oder DASBV sein. Trotzdem ist A1 absichtlich nur einmal aufgeführt. Die Ausführungen gelten für alle Empfänger.)


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen oder Storno – Neu des abgegebenen Antrags.
Erläuterung	Entweder parallel abholen und/oder Storno aller Anfragen, zu welchen noch keine Rückmeldung erfolgt ist. Offene Anträge über die neue Absendernummer schicken. Damit erfüllt man auch die Anforderungen der DVKA.

Abruf Krankenkasse


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Rückmeldungen kommen innerhalb von 24h kommen. Solange parallel abrufen, oder vor der Umstellung keine Neumeldungen erlauben, oder den Abruf wiederholen.

Unbedenklichkeitsbescheinigung im Abo


Antworten von der Institution	Proaktive Meldungen
Vorgehen	Widerruf des Abos unter der alten Absendernummer und ein neues Abo unter der neuen Absendernummer anmelden.
Erläuterung	Das Abo mit der alten Absendenummer widerrufen und mit der neuen Nummer anmelden.

Unfallversicherung

mehr

DSSD (Proaktive Meldung neuer Stammdaten / neuer Gefahrtarifstellen)


Antworten von der Institution	Proaktive Meldungen möglich (proaktiver DSSD)
Vorgehen	Storno (unter der alten Absendernummer) – Neu (mit neuer Absendernummer)
Erläuterung	Mithilfe des DSAS meldet eine Firma bei der UV an, dass später ein Jahres-Lohnnachweis (DSLN) gesendet werden wird. Für jeden DSAS muss später auch ein DSLN gesendet werden, diesen erwartet die UV. Wird dieser nicht eingeliefert, wird er beim Betrieb angemahnt und die UV schätzt die Beiträge. Das ist nicht optimal für die Anwender. Jederzeit könnte die UV Stammdatenänderungen an den Arbeitgeber zustellen (mittels eines proaktiven DSSD). Es muss sichergestellt sein, dass dieser den Eingang in das Lohnsystem finden, sonst enthält der spätere Lohnnachweis ggf. nicht die aktuellen Gefahrtarifstellen. Die Datenannahmestelle der UV meldet dann Fehler zurück, z.B. den DSLNY12. Dadurch würde auch der Lohnnachweis nicht zugestellt und der Betrieb geschätzt. Lösung: 1. Storno des ggf. schon erstellten DSAS für das Meldejahr. (Die Absendernummer ist egal). Vorgangs-ID beachten. 2. Dann über die neue Absendernummer einen neuen, initialen DSAS für das Meldejahr senden. Im Meldecenter können die zurückgemeldeten Fehlernummern der UV beobachtet werden. So sehen Sie im Laufe der Monate, ob die Umstellung gut geklappt hat.

Rentenversicherung

mehr

rvBEA

rvBEA-Anforderung


Antworten von der Institution	Proaktive Meldungen möglich
Vorgehen	Ummelden
Erläuterung	Die RV erhält über die Absendernummer-RV im DEÜV-Datensatz DSME die Information, wohin eine Anforderung geschickt werden soll. Die Entscheidung im Bereich der DEÜV vererbt sich auf das Verfahren rvBEA. a) Die RV schickt ihre RvBea-Anforderungen (z.B. GML57) an die Absendernummer, die in der letzten DEÜV-Meldung im Feld “Absendernummer-RV” steht. Insofern sei an dieser Stelle verwiesen an das Kapitel “DEÜV”. b) Diese Lücke akzeptieren. Wenn Daten 4 Wochen nicht vom Komm-Server abgerufen werden, wird durch die RV noch der Papierweg angestoßen.

rvBEA-Forms (Anforderung von Entgeltwerten)

• ZUZA
• BEEG
• LAKRV


Antworten von der Institution	Proaktive Meldungen möglich
Vorgehen	siehe rvBEA-Anforderung
Erläuterung	siehe rvBEA-Anforderung

Eigene Verfahren der Rentenversicherung

Sofortmeldungen


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Irrelevant, weil Rückmeldungen umgehend kommen

Abruf Versicherungsnummer (DSVV)


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Irrelevant, weil Rückmeldungen umgehend kommen

euBP


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Beim Wechsel darauf verzichten, Rückmeldungen elektronisch zu erhalten oder sicherstellen, dass genug zeitlicher Abstand gegeben ist. Da die Bearbeitung der Anfrage Zeit in Anspruch nehmen kann, sollten bis zu einem festgelegten Zeitpunkt VOR dem Wechsel keine Anfrage mehr erfolgen.

Pflegeversicherung

mehr

DaBPV: Kinderabfrage und Elterneigenschaft


Antworten von der Institution	Anlasslose Meldungen möglich
Vorgehen	Ummeldungen
Erläuterung	Abmeldung unter der alten Absendernummer und Anmeldung unter der neuen Absendernummer mit dem Xisi-Meldecenter. Dies ist nötig, weil die Absendernummer ein Zuordnungskriterium ist und diese sich ändert.

Agentur für Arbeit

mehr

BA-BEA


Antworten von der Institution	Keine
Vorgehen	Keine Maßnahmen notwendig
Erläuterung	Hier kommen keine Rückmeldungen

KEA


Antworten von der Institution	Keine
Vorgehen	Keine Maßnahmen notwendig
Erläuterung	Hier kommen keine Rückmeldungen

Berufsständische Versorgungswerke:

mehr

BV-Beitragserhebung


Antworten von der Institution	Keine
Vorgehen	Keine Maßnahmen nötig
Erläuterung	Nächste Meldung mit der neuen Absendernummer versenden.

DEÜV-Meldungen an die DASBV


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Wie bei der DEÜV
Erläuterung	Nächste Meldung mit der neuen Absendernummer versenden.

Weitere Verfahren:

mehr

Antrag Zahlstellennummer / Antrag gesonderter Absendernummer


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Da die Bearbeitung der Anfrage Zeit in Anspruch nehmen kann, sollte die alte Meldekomponente 1–3 Monate parallel zur neuen genutzt werden. Oder bis zu einem festgelegten Zeitpunkt VOR dem Wechsel keine Anfrage mehr stellen. Alternativ: Antrag über das SV Meldeportal stellen.

Soka-Bau (in Zukunft)


Antworten von der Institution	Fachliche Antwort nach einer Meldung
Vorgehen	Abholung der Rückmeldungen sicherstellen.
Erläuterung	Die Soka-Bau meldet auf eine Anmeldung eines neuen Mitarbeiters die Urlaubskassen-Mitgliedsnummer zurück, wenn diese dem Betrieb bisher nicht bekannt ist.